ASIAKASINFORMOINTISELOSTE

Kun varaat ajan, keskustelet kanssamme puhelimitse, lähetät meille suojatun sähköpostiviestin tai käyt vastaanotollamme, keräämme sinusta tietoja, joita tarvitsemme hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteutukseen ja seurantaan. Käsittelemme tietojasi luottamuksellisesti ja noudatamme toiminnassamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten ohjeistuksia henkilötietojen käsittelystä.

Olemme koonneet tälle sivulle yhteenvedon keskeisimmistä henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista. Yksityiskohtaisemmat potilas- ja asiakasrekisterikohtaiset tiedot löydät sivun alalaidasta löytyvistä tietosuojaselosteista.

Yleistä tietoa henkilötietojen käsittelystä

Rekisterinpitäjät
Tzank Oy (Myyrmäen Hammaslääkäriasema) ja Myyrmäen Hammaslääkäriaseman tiloissa joko itsenäisinä ammatinharjoittajina tai erillisten yritysten kautta toimivat terveydenhuollon ammattihenkilöt.

Tzank Oy, Myyrmäen Hammaslääkäriasema
Iskoskuja 3 C 115
01600 Vantaa
puh. 09 530 8980

Tietosuojavastaava: Pia Helander
sähköposti: hammas [at] myyrmaenhammaslaakariasema.fi

Ammatinharjoittaja on luovuttanut rekisterin teknisen ylläpidon Myyrmäen Hammaslääkäriasemalle. Ammatinharjoittaja ja Myyrmäen Hammaslääkäriasema ovat yhteisrekisterinpitäjiä potilastietojen osalta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojasi käsitellään ensisijaisesti hoidon suunnittelua, toteuttamista ja seurantaa varten, jotta voimme taata sinulle parhaan mahdollisen hoidon. Tietojasi käytetään myös asiakasviestinnässä, asiakassuhteen ylläpidossa ja seurannassa, laskutuksessa, maksujen valvonnassa ja perinnässä sekä asiakaspalvelu- ja markkinointitarkoituksissa alla tarkemmin kuvatulla tavalla. Olemme eriyttäneet potilas- ja asiakasrekisterin. Potilastiedot ovat hoitoasi koskevia tietoja, asiakastiedot liittyvät markkinointiviestintään.

Potilastiedoilla tarkoitetaan hoidon suunnittelussa, toteutuksessa ja ylläpidossa sekä muissa lain ja suostumusten mukaisissa käyttötarkoituksissa syntyneitä potilaskertomus-, tutkimus- ja muita henkilötietoja. Potilastietojen käsittelyperusteena on potilastietojen käsittelyä säätelevä lainsäädäntö tai potilaan suostumus.

Lue lisää Myyrmäen Hammaslääkäriaseman potilasrekisterin tietosuojaselosteesta.

Asiakastietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on sinun ja rekisterinpitäjän välinen asiakassuhde, asiakkaan toimeksianto, muu asiallinen yhteys tai ajanvarauksen yhteydessä, esitietolomakkeella tai muulla tavoin antamasi suostumus. Asiakastietoja käsitelemme muun muassa asiakastyytyväisyyden ja markkinointiviestien hoitamisen, seurannan ja kehittämisen tarkoituksiin.

Lue lisää Myyrmäen Hammaslääkäriaseman asiakasrekisterin tietosuojaselosteesta.

Ajanvaraus
Varatessasi ajan Myyrmäen Hammaslääkäriasemalle pyydämme sinulta tietoja, joita tarvitsemme käyntisi ja hoitosi järjestämiseksi. Tietojen kerääminen perustuu hoitotoimeksiantoosi ja pyydettyjen tietojen antaminen ajanvarauksen yhteydessä on välttämätöntä käyntisi järjestämiseksi. Henkilötunnuksen tarvitsemme potilaiden yksilöimiseksi ja sen varmistamiseksi, että vastaanotolla syntyvä potilastieto kirjataan oikean potilaan tietoihin.

Vastaanotolla tai puhelimitse tehtävän ajanvarauksen lisäksi voit varata ajan myös Myyrmäen Hammaslääkäriaseman verkkosivuilla. Antamasi henkilötiedot tallentuvat potilasrekisteriin.

Esitietojen antaminen
Ensimmäisellä hoitokäynnillä Myyrmäen Hammaslääkäriasemalla pyydämme sinua täyttämään esitietolomakkeen, jossa vastaat terveydentilaasi koskeviin kysymyksiin. Esitietoina voit kertoa myös varatun käynnin syistä ja kokemistasi oireista. Esitietoja tarvitaan hoidon suunnittelua ja toteuttamista varten ja niiden paikkansapitävyys tarkistetaan vähintään jokaisen hoitojakson alussa.

Esitiedot voi täyttää ennen hoitokäyntiä tulostamalla lomakkeen nettisivuiltamme tai vastaanotolta saatavalle paperilomakkeelle. Paperilomakkeen tiedot viedään potilastietojärjestelmään hoitohenkilökunnan toimesta.

Vastaanotolla
Vastaanottokäynnin aikana sinua hoitava hammaslääkäri tai suuhygienisti kirjaa ylös terveydentilaasi koskevaa tietoa diagnosointia sekä hoitosi suunnittelua ja järjestämistä varten. Tämä tieto on potilaslaissa tarkoitettua potilastietoa, ja se tallennetaan Myyrmäen Hammaslääkäriaseman potilastietojärjestelmään. Myös sinusta otetut röntgenkuvat, laboratoriokokeiden tulokset ja muut diagnosoinnissa tarvittava tieto tallennetaan Myyrmäen Hammaslääkäriaseman potilastietojärjestelmään tai erilliseen kuvantamisjärjestelmään.

Käynnin jälkeiset hoitokutsut
Hoitojaksosi päätyttyä sinua hoitava hammaslääkäri tai suuhygienisti sopii kanssasi henkilökohtaiseen hoidontarpeeseesi sopivan tarkastus- tai hoitovälin. Voit valita itsellesi parhaiten sopivan yhteydenottotavan, jolla sinuun ollaan yhteydessä hoitokutsuihin liittyen. Yhteydenottotavat ovat tekstiviesti, kirje tai puhelu. Mikäli haluat muuttaa mieluisinta yhteydenottotapaa tai peruuttaa hoitokutsut, voit olla yhteydessä vastaanotollemme.

Laskutus
Laskutusta varten tarvitsemme yhteystietosi, hoitokäynnin sisältöä ja ajankohtaa koskevat tiedot, henkilötunnuksesi sekä laskutustietosi. Yrityslaskutusta (esimerkiksi työterveyshammashoidossa) ja sopimusetujen myöntämistä varten hyödynnämme myös työnantajatietoja. Laskutustietoa ovat myös maksutapa, tiedot laskun maksajasta ja laskutusosoitteesta, mikäli laskun maksaa joku muu kuin potilas itse, esimerkiksi vakuutusyhtiö. Lisäksi laskutustietoa ovat tiedot mahdollisista alennuksista ja Kela-korvauksista.

Markkinointi sekä sen kohdentaminen
Myyrmäen Hammaslääkäriasema voi käyttää antamasi suostumuksen mukaisesti liittyvää tietoa markkinoinnin kohdentamiseen.

Asiakastietoja hyödynnetään myös asiakaspalautteen ja asiakastyytyväisyyden kartoittamiseksi sekä markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttamiseksi. Voimme esimerkiksi lähettää sinulle asiakastyytyväisyyskyselyn hoitokäyntisi jälkeen.

Tietojen päivittäminen
Yhteystietojesi ajantasaisuus varmistetaan sinulta säännöllisin väliajoin. Oikeilla ja ajantasaisilla yhteystiedoilla varmistamme sen, että terveystietojasi ei päädy vahingossa vääriin käsiin. Voit päivittää yhteystietosi ja muut tietosi myös itse soittamalla vastaanotollemme.

Potilastietojen käsittelyn turvallisuus
Potilastietojasi käsittelee ainoastaan hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteutukseen ja seurantaan osallistuvat henkilöt. Terveydenhuollon ammattihenkilöillä sekä muulla henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus kaikkeen potilaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon. Potilastietosi säilytetään sähköisissä järjestelmissä, joihin on pääsy vain hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteutukseen ja seurantaan osallistuvilla henkilöillä omalla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. Potilastietojesi katselusta, muuttamisesta ja poistamisesta jää lokimerkintä.

Yleinen tietoturva
Myyrmäen Hammaslääkäriaseman henkilöstö on koulutettu hyvän tietosuojan ja -turvan takaamiseksi. Koulutusten käyminen on myös osa uuden työntekijän perehdytystä. Koulutuksilla lisätään henkilöstön ymmärrystä tietosuojan ja -turvan merkityksestä sekä käytännön toimista, joilla potilaiden oikeuksien toteutuminen varmistetaan.

Päivittäisessä työssä käytettäviä tietojärjestelmiä ja työasemia suojaavia virusturvaohjelmia päivitetään säännöllisesti. Työasemat ovat salasanasuojattuja. Työskentely tapahtuu Myyrmäen Hammaslääkäriaseman sisäverkossa suojattuna nykyaikaisilla palomuuri- ja salaustekniikoilla. Seuraamme ja kehitämme tietojärjestelmiemme turvallisuutta jatkuvasti.

Potilaiden sähköisiä asiakirjoja säilytetään tietoturvallisissa tietojärjestelmissä ja paperidokumentteja lukituissa säilytystiloissa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Käytettävä potilastietojärjestelmä täyttää Kanta-standardin.

Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tietojen keräämisen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Potilasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan asetusta potilasasiakirjojen säilyttämisajoista, pääosin vähintään 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta potilaan syntymästä. Henkilötietoja säilytetään asiakasrekisterissä, kunnes rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen.

Säilytämme laskutusta varten käsiteltyä tietoa kirjanpitolaissa määritellyn ajan.

Luovutukset ja siirrot
Potilastiedot ovat arkaluonteisia henkilötietoja, joita käsitellään luottamuksellisesti. Potilastietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille ainoastaan suostumuksellasi tai lainsäädännön perusteella.

Lainsäädäntöön perustuvia säännönmukaisia luovutuksia ovat esimerkiksi Kelan potilastiedon arkisto ja kansallinen reseptikeskus, Terveyden ja Hyvinvointilaitos (THL) ja vakuutusyhtiöt lakisääteisten vakuutusten osalta. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa tutkimus- ja kehittämiskäyttöön potilastietoja koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Toiminnassa käytetään alihankkijoina yhteistyökumppaneita, joilla on pääsy tarvittaviin tietoihin esimerkiksi ajanvarausta varten tai joille siirrämme tarvittavia tietoja esimerkiksi laboratorionäytteiden analysointia varten. Tällaiset yhteistyökumppanit käsittelevät henkilötietoja henkilötietojen käsittelijöinä Myyrmäen Hammaslääkäriaseman lukuun, Myyrmäen Hammaslääkäriaseman antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti.

Ajanvarauksen yhteydessä sitoudut siihen, että hoitoosi osallistuva hoitohenkilöstö näkee tietosi. Myyrmäen Hammaslääkäriaseman palveluksessa toimii sekä työsuhteisia että itsenäisinä ammatinharjoittajina tai yrityksinä toimivia hammaslääkäreitä ja suuhygienistejä. Yhteistyösuhteesta riippumatta kaikki potilastiedot talletetaan Myyrmäen Hammaslääkäriaseman ylläpitämään potilastietojärjestelmään, jota hoitohenkilöt käyttävät tietojesi käsittelyssä. Sinulla on oikeus rajata tietojesi näkyvyyttä eri toimijoiden välillä ja voit tehdä sen olemalla asiasta yhteydessä vastaanotollemme. Tietojen näkyvyyden rajaaminen ei kuitenkaan ole suositeltavaa, sillä se voi pahimmillaan johtaa vakaviin riskeihin potilasturvallisuudessa.

Kaikkia potilas- ja muita henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

Oikeutesi

Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja rekisterinpitäjällä on sinusta. Halutessasi voit tilata tiedot myös paperimuodossa vastaanotolta noudettavaksi. Lisätietoja ja toimintaohjeet tietojen tilaamiseen löydät sivun alalaidan linkeistä.

Oikaisuoikeus
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi oikaisua. Potilaskertomuksen historiatietoja voidaan oikaista vain, mikäli ne ovat virheellisiä ja mahdollinen korjaus tehdään niin, että alkuperäinen merkintä on tarvittaessa selvitettävissä.

Poisto-oikeus
Sinulla on oikeus tulla unohdetuksi eli vaatia itseään koskevien henkilötietojen poistamista. Poisto-oikeus koskettaa sellaisia henkilötietoja, joita käsittelemme asiakassuhteen tai rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella. Potilastietojen osalta oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, koska potilastietoihin liittyy terveydenhuollon toimintayksikköä sitova lakisääteinen velvollisuus säilyttää sen toiminnassa syntyneet potilastiedot.

Muut oikeudet
Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä taikka pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista tai tietojesi siirtämistä järjestelmästä toiseen. Potilastietojen osalta henkilötietojen käsittelyä ei voida lopettaa, koska potilastietoihin liittyy terveydenhuollon toimintayksikköä sitova lakisääteinen velvollisuus käsitellä ja arkistoida potilastietoja. Lisäksi sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramainontaa, markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, mikäli koet, että Myyrmäen Hammaslääkäriasema on rikkonut henkilötietojasi koskevia oikeuksia ja vapauksia. Ohjeen ilmoituksen tekemiseen löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

YHTEYSTIEDOT
Kaikissa omiin potilas- ja henkilötietoihin liittyvissä asioissa voit kääntyä Myyrmäen Hammaslääkäriaseman puoleen. Mikäli toimitat arkaluonteisia tietoja sähköpostitse, käytä Suojattu viesti -lomaketta.

Lomakkeet ja linkit
Potilastietopyyntö
Puolesta-asiointi (valtakirja)
Suojattu viesti
Esitietokaavake

Lue lisää rekisterikohtaisista tietosuojaselosteista
Myyrmäen Hammaslääkäriaseman potilasrekisterin tietosuojaseloste
Myyrmäen Hammaslääkäriaseman asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 8.9.2023